ERP Umstellung: Definitionen

Unterschiedliche Definitionen

Das neue IT-Verständnis kann die Effektivität der Nutzung neuer ERP-Systeme reduzieren, führt aber nicht zwangsläufig zu Fehlergebnissen. Unterschiede zwischen den Definitionen wichtiger Kriterien im alten und im neuen System führen dagegen zu wesentlichen Fehlern in den Arbeitsergebnissen. Darum müssen Diskrepanzen zwischen der inhaltlichen Beschreibung von Abläufen, Berechnungsarten oder Ergebnissen schnell geklärt und abgebaut werden.

 

Unterschiedliche Bedeutung für Anwender und Berater

Für die Beschreibung von Abläufen, Inhalten und Vorgehensweisen werden Schlagworte gebraucht, die sich aus der langjährigen Erfahrung der Anwender im alten und aus der aktuellen Erfahrung der IT-Berater im neuen System füllen. Dabei kann der Anwender etwas anderes unter einem Schlagwort verstehen als der Berater. Die Grundlage für solche Missverständnisse wird bereits in der Auswahlphase gelegt. Unter dem zeitlichen Druck, sich für ein neues System entscheiden zu müssen, werden viele Funktionen nicht detailliert beschrieben und geprüft.

Praxis-Beispiel: Selbstverständlich wird in jedem Unternehmen ein Mahnwesen benötigt. Selbstverständlich bietet jedes ERP ein Mahnwesen. Darum wird dieser Punkt bei der Auswahl als vorhanden abgehakt. Ein Problem entsteht dann, wenn der Anwender ein hoch spezialisiertes Mahnwesen mit Mahnvorschlagslisten im Vertrieb, mit automatischen Sperrungen der Lieferungen und mit elektronischer Schnittstelle zum gerichtlichen Mahnwesen meint, das ERP aber nur das Versenden eines Kontoauszugs vorsieht.
Beispiele

  • Eine Tourenplanung kann eine Streckenoptimierung beinhalten oder die manuelle Zusammenstellung einer Lkw-Ladung.
  • Die automatische Verbuchung von Kontoauszügen kann auf manueller Vorbereitung beruhen oder direkt den elektronischen Kontoauszug der Bank nutzen.
  • Ein Lagerort kann immer gleich groß sein oder mit unterschiedlichen Maßen auf die Größe des Lagerguts eingestellt sein.
  • Rabatte können sich auf unterschiedlichste Weise errechnen, Boni-Zahlungen können an eine, zwei oder mehr Bedingungen geknüpft sein.
  • Die Bewertung von Lagerbeständen nach dem gleitenden Durchschnittspreis kann bei der Buchung abgeschlossen sein oder erst beim Monatsabschluss.
  • Eine Artikelpreiskalkulation kann Bauteile als Materialpreis berücksichtigen oder die Kosten für Bauteile in Warenkosten und Fertigungskosten auflösen.

 

Hohes Risiko:

Es ist also gefährlich, auf die Frage nach einer Tourenplanung ein einfaches „Ja“ zu akzeptieren oder Rabatte nicht näher zu beschreiben. Das so entstehende Risiko ist größer als der Vorteil, der durch eine schnelle Beurteilung entsteht.

Kriterien:

Diskrepanzen zwischen den Definitionen können sich bei allen ERP-Abläufen ergeben. Überall gibt es Schlagworte und Arbeitsfolgen, die interpretiert werden können und müssen. Nicht immer sind die Unterschiede signifikant. Gefährliche Missverständnisse ergeben sich immer wieder unter den gleichen Bedingungen.

Gefährliche Missverständnisse:

  1. Gesetzliche oder betriebswirtschaftliche Vorgaben, vor allem im Rechnungswesen, erlauben dem Anwender einen gewissen Spielraum (Bewertung von Beständen, Kalkulation von Herstellkosten etc.).
  2. An den Kontaktstellen zum Kunden werden sehr individuelle Lösungen gefunden, um Kunden zu gewinnen. Darum sind Rabattfindungssysteme und Lieferund Zahlungskonditionen immer sehr speziell. So gerät die betriebliche Organisation in einen Konflikt zur standardisierten Definition im neuen ERP.
  3. Die Entlohnungsmodelle für Mitarbeiter sind in vielen Jahren Erfahrung gewachsen. Nicht immer sind Entlohnungsmodelle oder Arbeitszeitabrechnungen standardisiert, sodass sie den Definitionen moderner ERP-Systeme entsprechen.
  4. Jedes Unternehmen hat eine Kernkompetenz und verteidigt diese durch möglichst hohe Hürden in Form komplexer Abläufe und Inhalte. Darum sind Abläufe in der Fertigung oder die Vorgehensweise in der Produktentwicklung sehr spezifisch und können große Unterschiede zu denen anderer Unternehmen aufweisen.

Lösung der Diskrepanzen:

Für den Erfolg der ERP-Umstellung und die spätere vorteilhafte Nutzung des neuen Systems ist es notwendig, dass die Abläufe und Parameter im neuen ERPSystem optimal eingestellt sind. Dazu muss gewährleistet sein, dass die notwendigen Arbeitsergebnisse entsprechend der im Unternehmen genutzten Definition entstehen. Die Diskrepanz zwischen dem, was die Anwender unter bestimmten Schlüsselbegriffen verstehen, und dem, was das System bietet, muss gelöst werden.

Schwierige Suche:

Nur wenn die Unterschiede bekannt sind, kann eine Analyse durchgeführt werden. Dabei kann diese durchaus zu dem Ergebnis führen, dass trotz unterschiedlicher Definitionen das System genau das abbildet, was gewünscht ist. Die Suche nach den möglicherweise unterschiedlichen Definitionen ist schwer, weil die Blindheit auf beiden Seiten, bei den Anwendern und den Beratern, ein Verstehen erschwert.

Wie und wo die Suche erfolgreich ist, zeigen die folgenden Hinweise:

Erfolgreiche Suche

  • Bei der Suche nach möglichen Missverständnissen haben sich Teams aus langjährigen Fachleuten und neuen Mitarbeitern auf der Unternehmensseite bewährt. Die einen bringen die notwendigen Anforderungen ein, die anderen die Offenheit und die Fragen nach dem Wie und Warum.
  • Dort, wo langjährige Mitarbeiter über einen langen Zeitraum die gleiche Funktion ausgeübt haben, gibt es in der Praxis immer wieder besonders auf das Unternehmen abgestimmte Abläufe. Diese sind als Standard in den Köpfen der Anwender vorhanden, entsprechen aber nicht den üblichen und in ERPSystemen abgebildeten Abläufen.
  • Wenn der Berater offen die Schwächen des Systems zugibt, finden sich meist dort große Unterschiede in den Definitionen gleicher Sachverhalte. Geschickter sind Fragen des IT-Managers nach den bisherigen Erfahrungen mit abweichenden Definitionen.
  • Auch für die Anwender selbstverständliche Sachverhalte müssen detailliert beschrieben und in das Pflichtenheft mit einer umfangreichen Anforderung übernommen werden.
  • Schnittstellen nach außen bedeuten immer auch eine Anpassung an externe Anforderungen. Damit macht sich das Unternehmen das Leben leichter, erzeugt aber auch individuelle Lösungen und Abweichungen vom üblichen Standard. Hier führt eine Suche nach Diskrepanzen oft zum Ziel.
  • In der Kernkompetenz des Unternehmens, z.B. bei besonderen Produktionsverfahren oder einer speziellen Produktentwicklung, werden intensiv eigene Vorstellungen umgesetzt. Nach Jahren sind die Abläufe dann für die Anwender im Unternehmen zum Standard geworden. Für die Berater handelt es sich oft um exotische Abläufe. Diskrepanzen sind vorprogrammiert.

Unterschiedliche Definitionen angleichen


Wenn Unterschiede in den Definitionen gefunden wurden, können diese zumindest nicht mehr für plötzliche Überraschungen sorgen. Wird die erfolgreiche Suche bereits zu Beginn des Projekts durchgeführt, kann dies im Extremfall zur Wahl eines anderen ERP-Systems führen. Im Normalfall wird versucht, die Unterschiede in den Definitionen nicht auch zu Abweichungen in den Arbeitsergebnissen werden zu lassen.

  1. Die Definitionen werden angepasst. Wird die des ERP-Systems übernommen, kann der Standard weiter genutzt werden. Dazu sind u.U. Abläufe an den Standard anzupassen, die Systemkosten sind gering.
  2. Die Definitionen werden angepasst. Dabei wird die Anforderung des Anwenders übernommen. Das System muss entsprechend geändert werden. Die Systemkosten sind hoch.
  3. Es wird geprüft, ob die Diskrepanz in den Definitionen überhaupt zu unterschiedlichen Ergebnissen führt. Wenn diese nur gering sind, kann vielleicht auf eine Anpassung verzichtet werden.

Praxis-Hinweis: Es spielt keine Rolle, welche der beiden Definitionen richtig ist. Tatsache ist, dass es zu Unterschieden zwischen den Anforderungen und den Leistungen kommt. Diese gilt es zu eliminieren. Nur für die „Schuldfrage“ bei einer verspäteten Identifikation von Diskrepanzen ist es wichtig, wer eine unübliche Definition verwendet, das Unternehmen oder das ERPSystem.

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