ERP Umstellung: Neues IT-Verständnis

Neues IT-Verständnis

In der Praxis finden sich sehr alte elektronische ERP-Anwendungen in großer Zahl. In vielen Jahren der Nutzung sind diese immer wieder an die aktuellen Veränderungen angepasst worden. Erweiterungen wurden programmiert. Das System wird von der IT-Abteilung betreut, der Anwender nutzt deren Know-how, wenn es um Fehlerlösungen, neue Parameter und weitergehende Unterstützung geht.

Neue ERP Systeme mit Flexibilität und Verantwortung


Neue ERP-Systeme werden von einem anderen IT-Verständnis getragen. Sie bieten dem Anwender wesentlich mehr Flexibilität, geben diesem aber auch wesentlich mehr Verantwortung. Das muss bei der Umstellung selbst und für die folgende tägliche Arbeit gelernt werden. Der Mitarbeiter kommt in eine neue IT-Welt und muss dabei unterstützt werden. Das neue IT-Verständnis bringt nur dann die gewünschten Vorteile, wenn es von allen Anwendern im Unternehmen gelebt wird.

Maskengestaltung


Ein gutes Beispiel für die neu gewonnene Freiheit der Anwender sind die Gestaltungsmöglichkeiten von Masken im ERP-System. Alte Systeme kennen kaum Möglichkeiten für Anwender, Ein- und Ausgabemasken eigenständig zu verändern. Wenn Anpassungen notwendig sind, muss programmiert werden. Jüngere Anwendungen bieten zwar Möglichkeiten der Maskenmanipulation durch den Anwender. Die Aufgabe ist aber so komplex, dass auch hier erhebliches IT-Knowhow notwendig ist (z.B. über Datenfelder). Daher liegt die Aufgabe der Anzeigeeinrichtung in solchen Systemen in der IT-Abteilung.
Moderne Systeme und damit die für den Anwender neue Software sind da wesentlich flexibler. Sie erlauben es dem Anwender, selbstständig die Felder auf dem Bildschirm zu positionieren, ein- oder auszublenden und die Anzeigen zu verändern. Damit wird die IT-Abteilung entlastet, der Anwender hat die Aufgabe, sich das System an dieser Stelle so einzurichten, dass es für seine Abläufe optimal ist. Das geschieht jedoch nicht immer ohne weitere Veranlassung und für das Unternehmen optimal.

Probleme durch Flexibilität

  • Wegen Unkenntnis oder Unfähigkeit des Anwenders nutzt dieser die Möglichkeit der Maskengestaltung nicht. Dann werden unvollständige oder zu umfangreiche Standardmasken verwendet. Ein wesentlicher Vorteil des neuen Systems bleibt ungenutzt.
  • Wichtige Felder, die gefüllt werden müssen oder deren Inhalt für die Beurteilung des Ablaufs notwendig sind, werden gar nicht erst eingebunden oder aber vom Anwender abgeschaltet. Das geschieht meist für solche Inhalte, die den Anwender nicht direkt betreffen, aber für Abläufe in anderen Verantwortungsbereichen wichtig sind.

Praxis-Beispiel: Bei der Auftragserfassung muss in Unternehmen, die hohe Exportanteile haben, das Umsatzsteuerkennzeichen bestimmt werden. Nur so wird bei der Fakturierung die richtige Mehrwertsteuer berechnet und in der Buchhaltung das richtige Erlöskonto angesprochen. Den Anwender, der den Auftrag erfasst, interessiert das Kennzeichen meist nicht. Blendet er das entsprechende Feld in der Maske für den Auftragskopf aus, kann er es auch nicht kontrollieren. Fehlwerte führen zu Problemen in den nachfolgenden Abläufen, vor allem im Rechnungswesen.

  • Zu wenig Anpassung kann zu Problemen führen, zu häufige Veränderungen aber auch. Wird die Anzeige permanent verändert, können die Anwender sich nicht daran gewöhnen. Inhalte werden nicht so schnell erfasst und falsch interpretiert.
  • Die Maskenanpassung durch die Anwender führt dazu, dass jeder User eigene Anzeigen hat. das macht die Fehlersuche für den IT-Mitarbeiter schwerer, da sich dieser immer erst in die jeweilige Anzeige einarbeiten muss.

Datenwartung


Die Abläufe in neuen ERP-Systemen sind um ein Vielfaches komplexer als die in alten Anwendungen. Um eine solche Komplexität zu beherrschen und die Abläufe richtig zu steuern, sind Kennzeichen, Parameter und Tabellen notwendig. Diese wiederum müssen als Steuerungsparameter und Stammdaten im System eingerichtet und gewartet werden. Eine Aufgabe, die i.d.R. den bisherigen Aufwand für die gleichen Arbeiten im alten ERP-System wesentlich übersteigt.

Steigender Stellenwert und steigende Verantwortung



Bisher waren bestimmte Anwender für die Wartung der Stammdaten verantwortlich, Tabellen und Parameter wurden zentral, entweder von der IT-Abteilung oder von einem User der Fachabteilung, verwaltet. Das ändert sich mit dem neuen IT-Verständnis. Die Anwender müssen nach der ERP-Umstellung alle Daten permanent selbst überwachen und verantworten. Gleichzeitig steigt der Stellenwert der Daten für die korrekte Abwicklung im ERP. Verantwortung steigt, vor allem auch für Auswirkungen außerhalb der eigenen Abteilung.

Praxis-Beispiel: Artikelpreiskalkulationen werden in alten Anwendungen zentral in der Kostenrechnung erstellt, in neuen Systemen direkt vom Anwender aufgerufen. Fehlt dann bei der aktuellen Kalkulation ein Preis für einen Rohstoff, kann der Anwender diesen für die Kalkulation vorgeben. Das Ergebnis ist klar: Weil der an der Verkaufspreiskalkulation interessierte Anwender i.d.R. keine Kenntnisse von den aktuellen Einkaufspreisen der Rohstoffe hat, wird er einen Wert eingeben, der mit hoher Wahrscheinlichkeit falsch ist.
Hier muss das Verständnis für die neuen IT-Abläufe und der damit einhergehenden Verantwortung noch geweckt werden, damit die Anwender sich nicht überschätzen. Als Alternative müssen solche Möglichkeiten, Ergebnisse zu produzieren, abgeschaltet werden.

Verantwortung für viele Anwender


Dieser Punkt im neuen IT-Verständnis zeigt sich auch in der Möglichkeit, dass fast überall dort, wo Steuerungsparameter und Stammdaten den Ablauf im neuen ERP bestimmen, eine Wartung dieser Parameter und Tabellen möglich ist. Dazu wird in den Verarbeitungsprogrammen ein Link zu den Wartungsprogrammen angeboten. Die Verantwortung für die Anwender wird dadurch weit gestreut.

Auswahl:

Die direkten Eingaben von Schlüsselnummern zur Bestimmung der zu verarbeitenden Inhalte wie Artikel, Kunde, Auftrag oder Projekt, die den Anwendern aus den bisherigen ERP-Systemen bekannt sind, wird ersetzt. Modern ist die Auswahl des Objekts aus einer Liste. Die Kunst des Anwenders besteht in der richtigen Vorgabe der Parameter zur Bestimmung dieser Liste. Nur so kann der ERP-Ablauf im täglichen Gebrauch richtig eingestellt werden.

Neue Auswahlmethode:


Die bisherige Arbeitsweise, die direkte Eingabe von Schlüsseln und die Nutzung der Auswahl nur in definierten Problemfällen (z.B. über den Matchcode) erlaubt eine wirtschaftliche Verarbeitung von Massendaten, wenn diese korrekt vorbereitet sind. So können Materialverbräuche für Fertigungsaufträge, Bankauszüge oder Inventurlisten mit hoher Effizienz verbucht werden. In modernen ERP-Systemen wird versucht, durch eigene Schnellerfassungsmasken einen ähnlichen Effekt zu erreichen. Nicht immer mit Erfolg.


Lösung des Verantwortungsschocks


Die Möglichkeiten der Maskengestaltung, die Ubiquität der Parameterwartung oder die Freiheit bei der Auswahl sind Zeichen eines neuen Verständnisses für die Aufgaben der Anwender. Diese tragen in modernen ERP-Systemen eine wesentlich größere Verantwortung für die Ergebnisse ihrer Arbeit. Abläufe, Daten und Parameter sind nicht mehr so starr wie bisher. Sie sind wesentlich flexibler. Viele Anwender sind in der Praxis mit der neuen Verantwortung überfordert.

Vorbereitung der Anwender

Sie sind so viel Individualität in den Arbeitsabläufen nicht gewohnt. Die Menschen wurden auch nicht für solche Verantwortung ausgesucht. Wichtig war die Beherrschung der Abläufe und der Technik. Wer jetzt Entscheidungen mit weitreichenden Folgen für Bereiche, die der Anwender oft gar nicht kennt, treffen muss, kann das nicht unvorbereitet tun.

Ausbildung und Zwang

  1. Der IT-Manager muss während der ERP-Umstellung das Verständnis für die neue Funktionalität der ERP-Systeme schaffen.
  2. Bereits bei der Einrichtung des neuen Systems müssen die Anwender beteiligt werden. Nur sie können die Tabellen richtig aufbauen und entscheiden, an welchen Stellen Verantwortung liegen kann.
  3. Die Anwender müssen für die neue Verantwortung ausgebildet werden. Dazu gehört auch die Vermittlung von Kenntnissen außerhalb des eigentlichen Verantwortungsbereichs. Nur so kann er die Bedeutung eigener Entscheidungen für nachgelagerte Prozesse beurteilen.
  4. Die Anwender müssen gezwungen werden, die notwendige Verantwortung auch zu übernehmen. Wenn das Verständnis geschaffen ist und eine ausreichende Ausbildung stattgefunden hat, kann die Betreuungskapazität in der IT-Abteilung reduziert werden. Dann haben die Anwender keinen Ansprechpartner mehr und müssen die gewünschten Entscheidungen selbst treffen.

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