Die Unternehmenskommunikation ist ein wichtiges Thema, das in den IT-Abteilungen lange unterschätzt wurde

Heute ist sie ein wichtiger Grund, der für den aufwendigen Wechsel zu einem neuen ERP-System angeführt wird. In vielen alten, aktuell noch genutzten Systemen läuft die Kommunikation der einzelnen Schnittstellen im Unternhemen und mit Kunden und Geschäftspartnern neben der IT-Anwendung parallel. Neue Systeme integrieren die Kommunikation direkt in die Verarbeitungsprozesse und schaffen so einen erheblichen Mehrwert.


Neue Abläufe durch Einbinden der Kommunikation


Innerhalb des Projekts für die Umstellung auf ein neues Enterprise-Resource-Planning (ERP) System ist der Themenbereich Kommunikation von Anfang an dabei. Durch die Integration der Kommunikationswege in das ERP werden Abläufe erheblich beeinflusst. Das muss in der Gestaltung der Parameter und der Daten berücksichtigt werden.

Wichtiger Workflow der Kommunikationsoptimierung

Viele alte Systeme konnten so verändert werden, dass auch sie auf Anforderung Mails generieren und PDF-Dateien erstellen können. Die hohe Kunst der Kommunikationsoptimierung zeigt sich jedoch im Workflow. Dieser ist direkt in die Programme moderner ERP-Systeme integriert. Dadurch wird Kommunikation unter den Anwendern sicher, vollständig und kontrollierbar. Dies ist ein wichtiger Vorteil, der die Investition in eine neue ERP-Anwendung wirtschaftlich machen.

Menschliche Fehler ausschließen:

So können z.B. für einen wichtigen und eiligen Auftrag bereits bei der Auftragserfassung bestimmte Kennzeichen gesetzt werden. Daraufhin wird der Workflow automatisch den Einkauf und die Fertigung informieren, Vorbereitung verlangen und Rückmeldungen kanalisieren. Die Geschwindigkeit der Kommunikation im Unternehmen steigt, die Kommunikation ist vollständig und mit allen notwendigen Angaben. Der Faktor Mensch, der für die meisten Fehler verantwortlich ist, wird ausgeschaltet, zumindest in der Kommunikation. Diese Vorteile kann der IT-Manager nur dann verwirklichen, wenn die dazugehörigen Abläufe umgestellt werden. Dazu muss er sie erkennen, analysieren und gemeinsam mit den Anwendern und IT-Beratern neu gestalten. Nicht immer gelingt das problemlos.

Methoden, die das Aufspüren von Kommunikationswegen in Unternehmen erleichtern:

Schon immer ist die Kommunikation der einzelnen Stellen untereinander ein wichtiges Kriterium beim Aufbau von Organisationsstrukturen. Daher gibt es viele Methoden, die das Aufspüren von Kommunikationswegen erleichtern. Im Rahmen des Projekts der ERP-Umstellung werden diese vom IT-Manager auch angewandt.

Hier einige Hinweise auf erfolgversprechende Suchgebiete:

  • Wenn in Ablaufplänen Papierdokumente erscheinen, die einen internen Empfänger haben, kommt es zum Medienbruch. Hier wird Kommunikation noch analog erledigt. Das gilt auch für Kopien von Dokumenten, die originär an externe Stellen gehen (z.B. Kopien von Lieferscheinen).
  • Kaufmännische Prozesse betreffen meist mehrere Abteilungen. Immer dann, wenn Bereichsgrenzen überschritten werden, ist Kommunikation besonders wichtig. Hier haben sich zum Informationsaustausch oft Abläufe entwickelt, die sich jeder organisatorischen Regelung entziehen.
  • Abläufe für den Normalfall sind meist ausreichend geregelt, auch in puncto Kommunikation. Abläufe für Sonderfälle sind in der Praxis vorhanden, aber ungeplant und wenig festgelegt. Hier findet sich oft Ad-hoc-Kommunikation. Diese Wege müssen untersucht werden.
  • Eine gute Quelle für Informationen über Kommunikationsprobleme sind Fehlerprotokolle. Wenn es zu Reklamationen der Kunden kommt, die Fertigung gar nicht oder nicht rechtzeitig liefert und der Einkauf nicht die richtige Ware beschafft, müssen diese Vorgänge analysiert werden. In den meist standardisierten Protokollen dazu tauchen Kommunikationsprobleme immer wieder auf.

Soweit es geht, muss die Kommunikation innerhalb der Unternehmensverwaltung, die durch ERP unterstützt wird, eingefügt werden. Der ERP-Workflow schafft immer dann Vorteile, wenn:

  • Dokumente aus dem ERP als Grundlage der Kommunikation verschickt werden müssen (z.B. Warenannahmebelege für die Rechnungsprüfung),
  • der Anlass für die Kommunikation ein Vorgang ist, der vollständig im ERP-Ablauf integriert ist (z.B. Warenannahme als Ausgangspunkt der Rechnungsprüfung),
  • die Kommunikation den Start für einen ERP-Ablauf darstellt (z.B. Artikelstammdatenänderung nach der Mitteilung der Veränderung von Rohstoffen),
  • mehrere Empfänger parallel über bestimmte Sachverhalte informiert werden müssen (z.B. Rücksendung von Ware durch einen Kunden muss an Warenannahme, Verkauf und Qualitätssicherung kommuniziert werden),
  • die Rückmeldung auf die Kommunikation wieder im ERP verarbeitet wird und diese sogar zeitkritisch ist (z.B. die Abzeichnung von Rechnungen innerhalb der Skontofrist).

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