Individualität der Abläufe

Ein schwieriges Arbeitsfeld bei der ERP-Umstellung sind die individuellen Abläufe im Unternehmen

Die langjährige Nutzung der bisherigen IT-Unterstützung im gesamten Unternehmen hat die entstandenen Abläufe zementiert. Im Laufe der Jahre haben sich die Abläufe in Einkauf, Fertigung, Verkauf oder Rechnungswesen an die Vorgaben des damals genutzten ERP-Systems angepasst. Komplexer wird die Aufgabe, wenn sich das ERP durch individuelle Ergänzungen und Änderungen an die Prozesse im Unternehmen angepasst hat.

Unterschiede im Detail:  Die Unternehmensabläufe unterliegen der betriebswirtschaftlichen Logik und sind in groben Zügen vergleichbar, ganz gleich, welches Unternehmen betrachtet wird. Wenn der IT-Manager seine Untersuchungen beginnt, wird er jedoch sehr schnell eine Vielzahl von Abweichungen im Detail erkennen. Vor allem in starken Organisationen mit viel Individualität finden sich Abläufe, die nicht den gängigen Erwartungen entsprechen. Diese zu finden ist nicht immer einfach, weil die Unterschiede in den Definitionen nicht offensichtlich sind und weder vom Anwender noch vom IT-Berater erkannt werden.
Das birgt eine große Gefahr. Erst im Laufe des Projekts werden vor allem die kleinen Unterschiede zwischen den individuellen Abläufe im Unternehmen und den möglichen Prozessen in der ERP-Anwendung entdeckt. Das erhöht die Kosten.
Kernkompetenz und Schwachstellen: Um die Suche des IT-Managers nach diesen Abweichungen in den Abläufen möglichst erfolgreich zu machen, ist zunächst die Konzentration auf die Kernbereiche des Unternehmens zu empfehlen. Die Praxis zeigt, dass immer dort, wo das Unternehmen stark ist, Individualität vorhanden und durchgesetzt worden ist.
Individualität in Kernkompetenz

  • Unternehmen mit besonderen Fertigungsabläufen sind mit hoher Wahrscheinlichkeit sehr individuell in der Produktionsplanung.
  • Wenn innovative und besondere Produkte der Erfolgsfaktor sind, finden sich individuelle Abläufe in der Entwicklungsabteilung und im Einkauf.
  • Erfolg in sehr detaillierten Märkten mit vielen kritischen Käufern wird in der Praxis garantiert durch ein starkes Rechnungswesen.
  • Ist das Unternehmen mit seinem Marketing erfolgreich, findet der IT-Manager starke und überraschende Prozesse im Vertriebsbereich.

Diese Beispiele lassen sich noch durch viele andere Situationen erweitern. Ergänzt wird die Suche in den Kernkompetenzen des Unternehmens durch die Suche in den Schwachstellen des bisherigen Systems. Hier sind im Laufe der Zeit Hilfsabläufe entstanden, die den Anwendern als normale Abläufe erscheinen.
Individuelle Hilfsabläufe

  • Eine fehlende oder nicht ausreichende Provisionsabrechnung im ERP wird durch eine Excel-Lösung ersetzt.
  • Eine komplexe Fertigung optimiert die Rüstzeiten in der Produktionsplanung durch manuelle Berechnungen, wenn das alte ERP-System nicht die notwendige Unterstützung liefert.
  • Die Kontrolle der Versicherungslimits erfolgt durch manuelle Hilfsrechnungen in Excel, weil das bisherige ERP keine entsprechende Auswertung liefert.


Vollständige Untersuchung notwendig:  Die Konzentration des IT-Managers auf diese beiden Bereiche darf nicht die komplette Untersuchung aller Abläufe im Umstellungsprojekt ersetzen. Die systematische Suche nach notwendigen Anpassungen, von welcher Seite auch immer, ist unverzichtbar, wenn das neue ERP-System erfolgreich sein soll. Die Suche in den Kernkompetenzen des Unternehmens und in den Schwachstellen des bisherigen Systems sorgt für schnelles Auffinden wichtiger Beispiele. Für die Auswahl eines ERP-Systems zur näheren Untersuchung, also als ersten Schritt einer Evaluation, ist diese Beschränkung eine effektive Möglichkeit, erste Unterschiede zu erkennen. Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, muss eine vollständige Untersuchung durchgeführt worden sein.
Praxis-Tipp: Individuelle Abläufe in den Kernkompetenzen des Unternehmens sind oft begründet und nachvollziehbar. Hier gilt, dass eine Übernahme der Individualität in das neue ERP-System zumindest geprüft werden muss. Bei der Überbrückung von Schwachstellen des alten Systems durch individuelle Hilfsabläufe ist die Abbildung exakt dieser Individualität im neuen ERPSystem
teuer und meist auch unnötig. Wenn die neue Software diese Schwachstellen nicht mehr aufweist, sind auch die Hilfsabläufe nicht mehr notwendig. Die Anwender müssen sich anpassen.
Randbereiche:  Abweichungen in den Abläufen müssen nicht zwingend bisherige IT-Abläufe betreffen. In der Praxis weisen Unternehmen mit alten ERP-Systemen viele Randbereiche auf, die bisher nicht in das ERP integriert sind. Dann kommt es zwangsläufig zu Abweichungen zwischen den Prozessen des neuen ERP (mit Integration der Bereiche) und denen außerhalb des alten Systems.
Zwangsläufige Unterschiede

  • Die bisherige manuelle oder durch eine PC-Anwendung unterstützte Tourenplanung ist Bestandteil des neuen ERP-Systems.
  • Die Archivierung der Ausgangsrechnungen erfolgte bisher durch Papierablage oder durch manuelle Kopie der Druckdateien auf einen revisionssicheren Datenträger. Das neue System bietet eine direkte Verbindung zu einem Dokumentenmanagementsystem.
  • Die Konstruktionsstückliste wird derzeit noch manuell in eine Fertigungsstückliste umgewandelt. Im neuen ERP gibt es dafür IT-Unterstützung.
  • Die Wartungsarbeiten werden in der Kapazitätsberechnung während der Produktionsplanung manuell berücksichtigt. Das neue System bietet eine Verbindung zur elektronischen Instandhaltungsplanung.


Praxis-Tipp: In diesen Randbereichen liegen wichtige Vorteile einer neuen ERP-Anwendung. Durch konsequente Nutzung solcher zusätzlichen Funktionen wird die Umstellung auf die neue Software erfolgreich.

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