Checkliste zur Vermeidung der Problembereiche innerhalb eines ERP-Projekts

Die Reaktion auf die Kenntnis dieser Problembereiche innerhalb eines ERP-Projekts kann nur eine vollständige und intensive Vorbereitung und Berücksichtigung der Problemquellen sein. Dabei sind die einzelnen Probleme in unterschiedlichen Unternehmen verschieden stark ausgeprägt. Will der IT-Manager mit der ERP Umstellung erfolgreich sein, muss er seine Organisation entsprechend prüfen.

Als Systematik kann die folgende Checkliste der ERP Risikobereiche dienen

Neues IT-Verständnis, neue Verantwortung
  1. Mitarbeiter über die neuen Möglichkeiten der individuellen Gestaltung informieren und die eigene Verantwortung darstellen
  2. Schulung der Mitarbeiter zu den neuen Möglichkeiten, Abläufen und Parametern
  3. Beteiligung der Anwender an der Gestaltung der Abläufe, Masken, Tabellen usw.
  4. Regeln aufstellen, mit denen die Anwender ihre neuen Freiheiten nutzen können
  5. Lösungen finden für die Anwender, die nicht bereit oder in der Lage sind, mit den gewonnenen Freiheiten sicher und vernünftig umzugehen
  6. Betreuung durch IT-Mitarbeiter in diesen Bereichen (Masken, Datenwartung, Auswahl) reduzieren

Unterschiedliche Definitionen

  1. Team aus alten und neuen Anwendern zur Prüfung der Definitionen bilden
  2. Abläufe an Stellen mit langjährigen Mitarbeitern besonders auf eigene und eigenwillige Definitionen prüfen
  3. Offene Diskussion mit den IT-Beratern, wo diese in anderen Projekten auf Definitionsprobleme gestoßen sind
  4. Füllen des Pflichtenheftes auch mit der Beschreibung von Sachverhalten, die als unproblematisch angesehen werden. Bestätigung dieser Sachverhalte durch den ERPAnbieter
  5. Beschreiben aller Schnittstellen nach außen und Prüfung der dort vorgefundenen Sachverhalte
  6. Beschreibung der definierten Vorgänge im Kernkompetenzbereich des Unternehmens und Prüfung der dort vorgefundenen Sachverhalte
  7. Abgleich der gefundenen Definitionen mit den identischen Inhalten im neue ERPSystem
Verschiedene Aufgabenverteilung
  1. Aufstellen einer Liste aller Module und Aufgaben, die im neuen ERP-System vorhanden sind und implementiert werden sollen
  2. Zuordnung von unternehmensinternen Stellen und Anwendernamen zu den einzelnen Modulen und Aufgaben
  3. Zuordnung der IT-Berater zu den einzelnen Modulen und Aufgaben
  4. Prüfung auf Diskrepanzen wie abrupter Wechsel der Namen innerhalb der Liste
Individualität der Abläufe
  1. Beschreibung der Kernkompetenz des Unternehmens und der dort vorgefundenen Abläufe
  2. Intensive Prüfung dieser Abläufe mit den Lösungen, die das neue ERP-System bietet
  3. Beschreibung der Schwachstellen im bisherigen ERP-System und den dort vorgefundenen Abläufen
  4. Intensive Prüfung dieser Abläufe mit den Lösungen, die das neue ERP-System bietet
  5. Beschreibung aller übrigen Abläufe des Unternehmens im Pflichtenheft
  6. Intensive Prüfung dieser Abläufe mit den Lösungen, die das neue ERP-System bietet
  7. Feststellung der Randbereiche, die bisher nicht im ERP integriert sind, die aber im neuen System unterstützt werden (sollen)
  8. Prüfung der für die Integration notwendigen Abläufe und Anpassungen an die interne Organisation
Kommunikationsmedien
  1. Feststellen, wo in den Abläufen Papierdokumente als interne Kommunikationsmedien erzeugt werden
  2. Feststellen, wo in den Prozessen Bereichsgrenzen überschritten werden. Gleichzeitig muss hier eine Kommunikation über den Prozess stattfinden.
  3. Feststellen, welche Abläufe für Sonderfälle in den derzeitigen Strukturen vorhanden sind
  4. Prüfen der Protokolle, die bei der Behebung und Begründung von Fehlern angefertigt wurden, auf Kommunikationsprobleme
  5. Prüfen, ob in den gefundenen Kommunikationsfällen eine Integration z.B. per Workflow Vorteile bringt
Integration aller Daten und Abteilungen
  1. Schnittstellen zwischen den Bereichen der aktuellen ERP-Anwendung ermitteln und beschreiben
  2. Prüfen der Abhängigkeiten der Integrationsergebnisse von den Entscheidungen der vorgelagerten Stellen
  3. Prüfen der Kompetenz der vorgelagerten Stellen für diese Entscheidungen
  4. Beteiligung der Anwender an allen Entscheidungen

Gemeinsam mit Anwendern und Beratern zum Ziel

Der IT-Manager hat den Erfolg einer ERP-Umstellung selbst in der Hand. Der Schlüssel dazu ist die frühzeitige und vollständige Identifikation aller möglichen Problembereiche. Der Aufwand, der dafür investiert werden muss, wird sich im Erfolg niederschlagen. Wichtig ist vor allem, die Aufgaben gerade in der Vorbereitungsphase gemeinsam mit den Anwendern durchzuführen und die Sichtweise des neuen Systems durch kompetente IT-Berater vertreten zu lassen.

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