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Reisekostenrecht ab 2014 – Vieles ändert sich.

Die „regelmäßige Arbeitsstätte“ gibt es nicht mehr, jetzt kommt die „erste Tätigkeitsstätte“. Warum fragen Sie, weil sich das Reisekostenrecht ab Januar 2014 ändert. Daraus ergeben sich wichtige Änderungen für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Selbstständige.


Zum 1. Januar 2014 tritt ein neues Reisekostenrecht in Kraft. Zwar werden viele Abrechnungsmodalitäten vereinfacht, doch gibt es einiges zu beachten, um steuerliche Fallstricke zu vermeiden.

Erste Tätigkeitsstätte

Die wohl wichtigste Änderung betrifft den Begriff "regelmäßiger Arbeitsplatz", er wird durch den Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Diese wird bestimmt durch den Schwerpunkt der Tätigkeit. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Dies kann im Gegensatz zur bisherigen Regelung auch die Betriebsstätte eines Kunden sein. Selbst Bildungseinrichtungen können unter den Begriff fallen, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Fortbildung oder ein Studium in Vollzeit ermöglichen.

Welcher Ort die erste Tätigkeitsstätte ist, bestimmt der Arbeitgeber. Maßgeblich sind in erster Linie die arbeits- und dienstvertraglichen Regelungen. Arbeitgeber legen darin eine betriebliche Einrichtung fest, an dem der Arbeitnehmer vorrangig tätig ist. Arbeitgeber sollten die erste Tätigkeitsstätte mit Bedacht wählen und die steuerlichen Konsequenzen im Blick behalten. Denn Fahrten vom Wohnsitz zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreise. Konsequenz: Die Finanzbehörden erkennen nur die Entfernungspauschale in der persönlichen Einkommensteuererklärung an. Für alle Dienstreisen hingegen können Steuerzahler weiterhin die tatsächlich gefahrenen Kilometer sowie den Verpflegungsmehraufwand abrechnen.

Wird die erste Tätigkeitsstätte nicht ausdrücklich definiert, gelten quantitative Kriterien. Dann gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder 2 volle Arbeitstage je Woche oder mindestens 1/3 seiner wöchentlichen Arbeitszeit aufsucht. Falls die erste Tätigkeitsstätte nicht eindeutig zugeordnet werden kann, greift das sogenannte Meistbegünstigungsprinzip. Dann wird die betriebliche Einrichtung, welche der Wohnung am nächsten liegt, automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte. Betroffene Mitarbeiter werden sich mächtig ärgern. Aufgrund der kürzeren Entfernung können sie nur noch geringere Fahrtkosten über die Pendlerpauschale absetzen.

Tipp:
Prüfen Sie daher alle Arbeitsverträge und legen Sie in Absprache mit dem Mitarbeiter die erste Tätigkeitsstätte fest. Für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeitsstätten, z. B. Filialleiter, müssen Sie dies sogar festlegen, und zwar bis Ende 2013. Dem Arbeitnehmer kann für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte keinen steuerfreien Reisekostensatz gewährt werden. Für diese Fahrten kann nur die Pendlerpauschale abgesetzt werden. Ein Arbeitnehmer mit Dienstwagen kann ohne erste Tätigkeitsstätte alle Fahrten mit den tatsächlichen Kosten steuerlich abziehen und muss diese Fahrten nicht als geldwerten Vorteil versteuern.

Kosten für die Verpflegung

Verpflegungsmehraufwand

Nach wie vor kann Verpflegungsmehraufwand nur in form von Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei gewährt oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das neue Reisekostenrecht sieht aber veränderte Verpflegungspauschalen vor.

Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung (6/12/24 Euro) wird eine zweistufige Staffelung eingeführt (12/24 Euro). Die Kernpunkte: Ab acht Stunden Abwesenheit gewährt der Fiskus schon eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro. Für ganztägige Reisen gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 24 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung wird für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 12 Euro gewährt, unabhängig davon, wann Reisende losfahren oder ankommen.

Arbeitgeberseitig gewährte Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber Arbeitnehmern auf Dienstreisen gewährt – z.B. das Hotelfrühstück nach einer Übernachtung oder Vollpension im Rahmen eines mehrtägigen Seminars – sind mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber lautet und der Verkehrswert (Rechnungsbetrag)  der einzelnen Mahlzeit nicht höher als 60 Euro –bisher 40 Euro – liegt.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale, braucht der Sachbezugswert der Mahlzeit nur dann versteuert zu werden, wenn der Arbeitnehmer wegen zu geringer Abwesenheitsdauer keine steuerfreie Pauschale hätte bekommen können. Der Arbeitgeber kann solche Mahlzeiten mit einem Steuersatz von 25 Prozent pauschal versteuern.

Erhält der der Arbeitnehmer jedoch eine steuerfreie Pauschale, muss der Arbeitgeber diese bei Gewährung eines Frühstücks um 20 Prozent, bei Gewährung einer Hauptmahlzeit um 40 Prozent der jeweiligen vollen Inlands- oder Auslandspauschale kürzen, höchstens jedoch in Höhe der tatsächlich zu gewährenden Pauschale.

Für den Werbungskosten-Abzug des Arbeitnehmers ist stets die vorgenannte Kürzung um 20/ 40 Prozent vorzunehmen; der Sachbezugswert gilt hier nicht.

Übernachtungskosten

Künftig können Übernachtungskosten bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte im Inland nur noch für die ersten 48 Monate in unbegrenzter Höhe steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden. Danach gilt für das Inland eine Begrenzung auf 1.000 Euro im Monat. Im Ausland können nach wie vor die ortsüblichen Kosten angesetzt werden.

Jetzt aktiv werden

Bereiten Sie sich schon jetzt auf die neuen Regelungen vor und werden Sie aktiv:

  • Passen Sie die Buchhaltung an, z. B. Fragen Sie beim Softwarehersteller nach einem Update oder sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.
  • Passen Sie die Arbeitsverträge an und legen Sie die erste Tätigkeitsstätte fest in Abstimmung mit den Mitarbeitern.
  • Überarbeiten Sie Ihre Reiserichtlinien in Abstimmung mit dem Betriebsrat.
  • Informieren Sie die Mitarbeiter.

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