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Fahrtenbuch - der Name ist Programm

Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte sich vorher darüber informieren, wie es aufgebaut sein soll und was es beinhalten muss. Wer sein Fahrtenbuch in Form von losen Zetteln führt, die er in einem dafür vorgesehenen Schuhkarton sammelt, wird feststellen müssen, dass das als Fahrtenbuch nicht ausreicht.

Ein Fahrtenbuch wird zu Dokumentationszwecken angelegt und enthält eine Übersicht darüber, welche Fahrten zu welchem Zweck unternommen wurden. Der Begriff "Fahrtenbuch" ist dabei vom Gesetz zunächst nicht näher erläutert (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG). Hier ist lediglich von einem „ordnungsgemäßen Fahrtenbuch“ die Rede.

Jedoch hat sich der Bundesfinanzhof mit dem Vorliegen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches beschäftigt. Dabei wurde auch auf dessen Aufbau und Inhalt eingegangen.


Führen eines Fahrtenbuches: Zeitnah und ordnungsgemäß

Nach Ansicht des BFH muss ein Fahrtenbuch zeitnah geführt werden und – wie es die Bezeichnung „Buch“ auch vorgibt – in einer gebundenen oder zumindest in sich geschlossenen Form vorliegen. Nachträgliche Änderungen sollen so nicht möglich oder aber klar erkennbar sein.

Das Fahrtenbuch muss außerdem ordentlich und übersichtlich geführt werden. Die im Fahrtenbuch enthaltenen Daten müssen außerdem in einem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.

Im Ergebnis bedeutet dies, dass eine Sammlung loser Blätter nicht zulässig ist. Außerdem soll das Fahrtenbuch nicht am Ende des Jahres rückwirkend für das ganz Jahr ausgefüllt werden, sondern die Einträge sollen zeitnah zum tatsächlichen Geschehen gemacht werden.

Alle notwendigen Angaben müssen im Fahrtenbuch zu finden sein. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur dann möglich, wenn der gewünschte geschlossene und fortlaufende Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Die Übersichtlichkeit des Fahrtenbuches bleibt auch dann erhalten, wenn Abkürzungen für häufig genannte Ziele oder Reisezwecke genutzt werden, sofern diese entweder selbsterklärend oder in einer dem Fahrtenbuch beigelegten Legende enthalten sind.

Notwendige Angaben im Fahrtenbuch

Die Angaben, die es im Fahrtenbuch zu erfassen gibt, umfassen bei der beruflichen Nutzung: Das Datum und das Ziel der Fahrt, Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. Angaben zum besuchten Kunden bzw. Geschäftspartner etc.) sowie den Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt.

Besteht eine berufliche Fahrt aus mehreren Reiseabschnitten, können diese zu einem Eintrag zusammengefasst werden. Dann genügt der Kilometerstand am Ende der Reise, er muss also nicht nach jedem Reiseabschnitt einzeln erfasst werden, sofern die einzelnen aufgesuchten Stationen der Reise in der Reihenfolge des Aufsuchens angeführt werden. Wenn das Fahrzeug während der beruflichen Reise auch privat verwendet – und damit der berufliche Einsatz unterbrochen wird  - muss das im Fahrtenbuch durch die Angabe des Gesamtkilometerstandes am Ende der beruflichen Fahrt vermerkt werden.

Übergang von beruflich zu privat

Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeuges ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren und muss klar erkennbar sein.

Die Lösung: Tabellenkalkulation?

Viele behelfen sich beim Fahrtenbuch mit einer Excel-Datei oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm. Doch auch diese Methode ist nicht zulässig. Dateien, die es dem Benutzer ermöglichen, zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen vorzunehmen, ohne dass diese in der Datei festgehalten werden und somit bei einer Prüfung nachvollziehbar sind, gelten nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Diese Methode weist nach Ansicht des BFH weder den gewünschten lückenlosen und fortlaufenden Charakter der Angaben eines Fahrtenbuches auf, noch kann das zeitnahe Verfassen der Einträge hinreichend nachgewiesen werden.

Quelle: BGFH VI R 27/05 (09.11.2005), VI R 64/04 (16.11.2005), VI R 87/04 (16.03.2006)

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