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Fahrtenbuch

Fahrtenbuch - Die wichtigsten Details auf einen Blick

Wer einen Geschäftswagen fährt und den Anteil der privaten Fahrten versteuern muss, hat die Wahl zwischen der Ein-Prozent-Methode und der Dokumentation durch ein Fahrtenbuch. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Wer in nächster Zeit von der Ein-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch wechseln will, kann dies immer nur zum Jahreswechsel tun. Hier die fünf wichtigsten Antworten zum Thema "Fahrtenbuch".

Sinn eines Fahrtenbuchs

Ein Fahrtenbuch soll alle zurückgelegten Fahrten dokumentieren und belegen, welche Fahrten wann und zu welchem Zweck unternommen wurden. Dadurch lässt sich genau schriftlich nachvollziehen, ob eine Fahrt eine steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe oder ein nicht abzugsfähiger Privataufwand ist.
Vor allem für Selbstständige, bei denen die berufliche Nutzung des Fahrzeugs unter 50 Prozent liegt, ist ein Fahrtenbuch in jedem Fall zu empfehlen. Denn in diesem Fall findet die sogenannte Ein-Prozent-Regelung keine Anwendung.

Ohne Fahrtenbuch droht eine meist überhöhte Schätzung des Finanzamts und somit eine erheblich höhere Steuerbelastung. Doch auch wenn der Anteil geschäftlicher Fahrten höher ist als 50 Prozent, kann es steuerlich gesehen sinnvoll sein, das Führen eines Fahrtenbuchs der Ein-Prozent-Methode vorzuziehen. Wie genau diese Methode funktioniert und für wen sie sich eignet, wird an anderer Stelle dieses Beitrags noch erklärt.

Pflichtangaben

Zunächst müssen das Datum, der Grund (Kundenbesuche, Geschäftstermine etc.), das Ziel sowie der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt eingetragen werden. Wenn Sie Umwege fahren, zählt auch die Route zu den Pflichtangaben. Bei einer geschäftlichen Fahrt, die aus mehreren Etappen besteht, genügt es meist, die Stationen in der Reihenfolge des Anfahrens zu nennen. Der Kilometerstand kann am Ende der Reise in einem Eintrag zusammengefasst werden. Dies ist jedoch nicht zulässig, wenn das Fahrzeug zwischendurch privat benutzt wurde.

Grundsätzlich gilt, dass der Übergang von beruflicher und privater Nutzung immer deutlich erkennbar sein muss. Abkürzungen für häufig angefahrene Ziele sind nur erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind oder in einer zusätzlichen Legende erläutert werden.

Anforderungen

Das Aneinanderreihen loser Zettel reicht nicht aus. Der Bundesfinanzhof verlangt, dass ein Fahrtenbuch in gebundener oder zumindest in einer in sich geschlossenen Form vorliegt. Dies soll verhindern, dass der Besitzer des Buches Fahrten nachträglich hinzufügt oder manipuliert. Daraus ergibt sich bereits die nächste Vorgabe: Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen, das heißt, unternommene Fahrten sind unmittelbar zu vermerken. Dies soll gewährleisten, dass die Einträge ins Fahrtenbuch kontinuierlich und lückenlos vorliegen.

Keine Alternative zum Fahrtenbuch sind Tabellenkalkulationen mit Excel oder ähnlicher Software. Denn auch damit könnte der Besitzer des Fahrtenbuches nachträgliche Änderungen vornehmen.

Ein-Prozent-Regelung

Die Ein-Prozent-Methode regelt eine pauschale Versteuerung eines auch privat genutzten Geschäftswagens und bietet eine unkomplizierte Alternative zum Führen eines Fahrtenbuchs. Dazu müssen Sie das betreffende Fahrzeug jedoch nachweisbar zu mindestens 50 Prozent betrieblich nutzen. Nach der Ein-Prozent-Regelung können Sie die private Nutzung des Firmenwagens mit einem Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises für jeden Kalendermonat ansetzen. Diese Methode bedeutet zwar weniger Aufwand als ein Fahrtenbuch, doch ob sie aus steuerlicher Sicht empfehlenswert ist, hängt vom Einzelfall ab.

Allerdings findet die Ein-Prozent-Regelung nur dann Anwendung, wenn das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen zählt. Das bedeutet, dass sie nicht für Kleinunternehmer gilt, bei denen die berufliche Nutzung des Fahrzeugs unter 50 Prozent liegt. Hier wäre sie jedoch auch nicht vorteilhaft, da eine individuelle Berechnung der Steuerlast zu einem deutlich niedrigeren Betrag führen wird.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Für Selbstständige, bei denen die betriebliche Nutzung des Geschäftswagens über 50 Prozent liegt, stellt sich die Frage, welche Methode sinnvoller ist. Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem dann, wenn der Firmenwagen bereits vollständig abgeschrieben ist. Haben Sie ein gebrauchtes Fahrzeug mit einem hohen Listenpreis bei Erstzulassung als Firmenwagen erworben, ist ein Fahrtenbuch ebenfalls empfehlenswert. Außerdem lohnt es sich, wenn bei einem Wagen mit einem hohen Listenpreis nur niedrige Kosten anfallen. Grundsätzlich geht es bei dieser Entscheidung meist darum, ob der Aufwand eines Fahrtenbuchs seine finanziellen Vorteile aufwiegt.

Fragen und Antworten Thema Fahrtenbuch

  • Für welche Berufsgruppen bestehen geringere formelle Anforderungen?

    Erleichterungen von den grundsätzlich einzuhaltenden formellen Anforderungen gelten unter anderem für Monteure und Handelsvertreter im Sinne des § 84 HGB, deren Einsatzort sich nahezu täglich ändert. Abgeschwächt sind die formellen Anforderungen auch bei Mietwagenunternehmern und Fahrlehrern.

    Bei Taxifahrern genügt es in der räumlichen Ausdehnung des Pflichtfahrgebietes, dass tagesaktuell bei Beginn und Abschluss der Fahrten der jeweilige Gesamtkilometerstand angegeben und im Fahrtenbuch beispielsweise vermerkt wird, dass es sich bei den unternommenen Fahrten um Fahrten im Pflichtfahrgebiet handelt. Bei Fahrlehrern wird es zumeist genügen, dass sie die unternommenen Fahrten im Fahrtenbuch als "Lehrfahrten" oder "Fahrschulfahrten" kennzeichnen. Diesen Berufsgruppen ist nahe zu legen, die regelmäßig im Internet publizierten Runderlasse und sonstigen Bekanntmachungen des Bundesministeriums der Finanzen zu recherchieren. Keine Ausnahmen gelten für die medizinischen Berufe.

  • Wann ist die Führung eines Fahrtenbuches sinnvoll?

    Die Führung eines Fahrtenbuches stellt in organisatorischer und zeitlicher Hinsicht einen gewissen Aufwand dar. Eine entsprechende Dokumentation der zurückgelegten Fahrtstrecken ist grundsätzlich nur bei der begründeten Aussicht sinnvoll, einen höheren Umfang berufsbedingter Mobilitätskosten geltend machen zu können als der Steuerpflichtige pauschal ohnehin bereits geltend machen kann.

    Das Fahrtenbuch kann sich insoweit als sinnvoll erweisen, wenn der Steuerpflichtige mit einem hohen Listenpreis oder hohen Gesamtkosten konfrontiert ist. Es kann sich des Weiteren dann als sinnvoll erweisen, wenn der Steuerpflichtige nur wenige Fahrten zur Arbeitsstätte und vergleichsweise viele Dienstfahrten unternimmt. Das dürfte insbesondere bei Handelsvertretern i.S. des § 84 des Handelsgesetzbuches (HGB) der Fall sein.

  • Was ist ein Fahrtenbuch?

    Ein Fahrtenbuch im steuerrechtlichen Sinne ist eine schriftliche Dokumentation über die mit einem Kraftfahrzeug (Personenkraftwagen, Motorrad) zurückgelegten Wegstrecken.

  • Was sind die gesetzlichen Grundlagen des Fahrtenbuches?

    Bei der Führung des Fahrtenbuches im steuerlichen Sinne geht es um die Berücksichtigung mobilitätsbedingter Erwerbsaufwendungen für ein Kraftfahrzeug bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens im Sinne des § 2 Abs. 5 S. 1 EStG. Die gesetzlichen Grundlagen des Fahrtenbuches sind § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG und § 8 Abs. 2 S. 4 EStG.

  • Welche Erwerbsaufwendungen können durch das Fahrtenbuch nachgewiesen werden?

    Neben den reinen Kraftstoffkosten können durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch etwaige Werkstattkosten, Aufwendungen für die Kraftfahrzeugversicherung und Aufwendungen für AfA (Absetzung für Abnutzung) nachgewiesen werden.

  • Welche formellen Anforderungen muss das Fahrtenbuch erfüllen, damit es von den Finanzbehörden anerkannt wird?

    Das Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah zu den zurückgelegten Wegstrecken geführt werden. Es ist eine Urkunde im Sinne von § 267 StGB, grundsätzlich handschriftlich zu führen und muss die unternommenen Dienstfahrten so detailliert bezeichnen, dass die private Veranlassung sowohl vom Finanzamt als auch von den Finanzgerichten ausgeschlossen werden kann.
    Einzelne, miteinander nicht verbundene, lose Notizzettel genügen nicht den formellen Anforderungen. Streichungen oder Radierungen machen das Fahrtenbuch grundsätzlich ungültig. Die im Fahrtenbuch gemachten Angaben müssen aus sich heraus ohne weitere Kommentierung verständlich sein.

    Allgemeine Angaben wie beispielsweise "Dienstfahrt", "Kundenbesuch" oder "Baustelle" genügen diesen Anforderungen jedenfalls dann nicht, wenn es an weitergehenden Erläuterungen fehlt. Das Fahrtenbuch sollte durchgehend für die Dauer des gesamten Veranlagungszeitraums zwischen dem 1. Januar und dem 31.Dezember geführt wird.

  • Welche Mindestangaben muss das Fahrtenbuch enthalten?

    Das Fahrtenbuch muss Auskunft geben über den Tag (wann wurde die Fahrt unternommen?), den Anlass (weshalb wurde die Fahrt unternommen?), das Ziel (wohin führte die Fahrt?) und den Kilometerstand bei Beendigung der jeweils unternommenen Fahrt (wie viel wurde gefahren?).

  • Welche verschiedenen Fahrtenbücher gibt es?

    Das Fahrtenbuch im steuerrechtlichen Sinne ist zu unterscheiden von dem Fahrtenbuch im straßenverkehrsrechtlichen Sinne, dessen Führung die jeweils zuständige Straßenverkehrsbehörde nach § 31a StVZO zur Identifizierung des Fahrzeugführers als Auflage anordnen kann, wenn eine Ordnungswidrigkeit im Straßenverkehr vorliegt.

  • Wem gegenüber kann das Fahrtenbuch als Beweismittel vorgelegt werden?

    Das Fahrtenbuch dient als Beweismittel gegenüber dem Finanzamt, der Polizei und dem Unternehmen, in dessen Betriebsvermögen sich das Fahrzeug befindet.

  • Wer muss das Fahrtenbuch führen?

    Die Einträge im Fahrtenbuch sind grundsätzlich vom Führer des Kraftfahrzeuges vorzunehmen.

  • Werden auch maschinell geführte Fahrtenbücher anerkannt?

    Ein mittels informationstechnischer Systeme (Computer, Mobiltelefon, Palm) geführtes Fahrtenbuch wird von den Finanzbehörden grundsätzlich nicht anerkannt.

  • Worin besteht der wirtschaftliche Nutzen eines Fahrtenbuches?

    Wird ein im Betriebsvermögen unterhaltenes Kraftfahrzeug auch privat genutzt, liegt eine steuerpflichtige Entnahme vor und man spricht von gewillkürtem Betriebsvermögen. Grundsätzlich muss der Steuerpflichtige nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges im Zeitpunkt der Erstzulassung versteuern, wenn der betrieblich veranlasste Nutzungsumfang im Veranlagungszeitraum jedenfalls 50 Prozent beträgt. Durch das nach § 8 Abs. 2 S. 4 EStG mögliche Fahrtenbuch, das gelegentlich auch als Escape-Klausel bezeichnet wird, lässt sich die pauschale Zurechnung nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG vermeiden.

  • Worin besteht der Zweck eines Fahrtenbuches?

    Das Fahrtenbuch ist für diejenigen Personen bedeutsam, die zur Ermöglichung ihrer überörtlichen beruflichen Mobilität regelmäßig auf die Nutzung eines Kraftfahrzeuges angewiesen sind.

    Generell dient das Fahrtenbuch der Abgrenzung zwischen steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben und steuerlich nicht abzugsfähigen Privataufwand. Die Führung des Fahrtenbuches dient dem schlüssigen Nachweis von Erwerbsaufwendungen gegenüber dem zuständigen Finanzamt.

    Grundsätzlich können die erwerbsbedingten und durch den Betrieb eines Kraftfahrzeuges veranlassten Mobilitätsaufwendungen als Betriebsausgaben i. S. des § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) steuermindernd geltend gemacht werden. Zu denken ist beispielsweise an die zurückgelegten Wegstrecken für die alltäglichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie das Aufsuchen von Kunden oder Geschäftspartnern.

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