Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Zeitnah und ordnungsgemäß!

 

Nach Ansicht des BFH muss ein Fahrtenbuch zeitnah geführt werden und – wie es die Bezeichnung „Buch“ auch vorgibt – in einer gebundenen oder zumindest in sich geschlossenen Form vorliegen. Nachträgliche Änderungen sollen so nicht möglich oder aber klar erkennbar sein.

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Was gilt es zu beachten beim Führen eines Fahrtenbuchs?
  • Das Fahrtenbuch muss außerdem ordentlich und übersichtlich geführt werden. Die im Fahrtenbuch enthaltenen Daten müssen außerdem in einem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Im Ergebnis bedeutet dies, dass eine Sammlung loser Blätter nicht zulässig ist. Außerdem soll das Fahrtenbuch nicht am Ende des Jahres rückwirkend für das ganz Jahr ausgefüllt werden, sondern die Einträge sollen zeitnah zum tatsächlichen Geschehen gemacht werden.
  • Alle notwendigen Angaben müssen im Fahrtenbuch zu finden sein. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur dann möglich, wenn der gewünschte geschlossene und fortlaufende Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
  • Die Übersichtlichkeit des Fahrtenbuches bleibt auch dann erhalten, wenn Abkürzungen für häufig genannte Ziele oder Reisezwecke genutzt werden, sofern diese entweder selbsterklärend oder in einer dem Fahrtenbuch beigelegten Legende enthalten sind.

Notwendige Angaben im Fahrtenbuch

Die Angaben, die es im Fahrtenbuch zu erfassen gibt, umfassen bei der beruflichen Nutzung:

  • Datum
  • Ziel der Fahrt,
  • Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. Angaben zum besuchten Kunden bzw. Geschäftspartner etc.)
  • Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt,b esteht eine berufliche Fahrt aus mehreren Reiseabschnitten, können diese zu einem Eintrag zusammengefasst werden. Dann genügt der Kilometerstand am Ende der Reise, er muss also nicht nach jedem Reiseabschnitt einzeln erfasst werden, sofern die einzelnen aufgesuchten Stationen der Reise in der Reihenfolge des Aufsuchens angeführt werden.
  • Wenn das Fahrzeug während der beruflichen Reise auch privat verwendet – und damit der berufliche Einsatz unterbrochen wird  - muss das im Fahrtenbuch durch die Angabe des Gesamtkilometerstandes am Ende der beruflichen Fahrt vermerkt werden.

Fahrtenbuch - Die wichtigsten Details auf einen Blick

  • Wer einen Geschäftswagen fährt und den Anteil der privaten Fahrten versteuern muss, hat die Wahl zwischen der Ein-Prozent-Methode und der Dokumentation durch ein Fahrtenbuch. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Wer in nächster Zeit von der Ein-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch wechseln will, kann dies immer nur zum Jahreswechsel tun. Hier die fünf wichtigsten Antworten zum Thema "Fahrtenbuch".

Welche Rechtfertigung gibt es für Fahrtenbücher?

Ein Fahrtenbuch soll alle zurückgelegten Fahrten dokumentieren und belegen, welche Fahrten wann und zu welchem Zweck unternommen wurden. Dadurch lässt sich genau schriftlich nachvollziehen, ob eine Fahrt eine steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe oder ein nicht abzugsfähiger Privataufwand ist.
Vor allem für Selbstständige, bei denen die berufliche Nutzung des Fahrzeugs unter 50 Prozent liegt, ist ein Fahrtenbuch in jedem Fall zu empfehlen. Denn in diesem Fall findet die sogenannte Ein-Prozent-Regelung keine Anwendung.

Ohne Fahrtenbuch droht eine meist überhöhte Schätzung des Finanzamts und somit eine erheblich höhere Steuerbelastung. Doch auch wenn der Anteil geschäftlicher Fahrten höher ist als 50 Prozent, kann es steuerlich gesehen sinnvoll sein, das Führen eines Fahrtenbuchs der Ein-Prozent-Methode vorzuziehen. Wie genau diese Methode funktioniert und für wen sie sich eignet, wird an anderer Stelle dieses Beitrags noch erklärt.

Gibt es Pflichtangaben im Fahrtenbuch?

Zunächst müssen das Datum, der Grund (Kundenbesuche, Geschäftstermine etc.), das Ziel sowie der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt eingetragen werden. Wenn Sie Umwege fahren, zählt auch die Route zu den Pflichtangaben. Bei einer geschäftlichen Fahrt, die aus mehreren Etappen besteht, genügt es meist, die Stationen in der Reihenfolge des Anfahrens zu nennen. Der Kilometerstand kann am Ende der Reise in einem Eintrag zusammengefasst werden. Dies ist jedoch nicht zulässig, wenn das Fahrzeug zwischendurch privat benutzt wurde.

Grundsätzlich gilt, dass der Übergang von beruflicher und privater Nutzung immer deutlich erkennbar sein muss. Abkürzungen für häufig angefahrene Ziele sind nur erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind oder in einer zusätzlichen Legende erläutert werden.

Wann erfolgt ein Übergang von beruflich zu privater Fahrt?

Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeuges ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren und muss klar erkennbar sein.

Die Anforderungen eines Fahrtenbuchs!

Das Aneinanderreihen loser Zettel reicht nicht aus. Der Bundesfinanzhof verlangt, dass ein Fahrtenbuch in gebundener oder zumindest in einer in sich geschlossenen Form vorliegt. Dies soll verhindern, dass der Besitzer des Buches Fahrten nachträglich hinzufügt oder manipuliert. Daraus ergibt sich bereits die nächste Vorgabe: Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen, das heißt, unternommene Fahrten sind unmittelbar zu vermerken. Dies soll gewährleisten, dass die Einträge ins Fahrtenbuch kontinuierlich und lückenlos vorliegen.

Keine Alternative zum Fahrtenbuch sind Tabellenkalkulationen mit Excel oder ähnlicher Software. Denn auch damit könnte der Besitzer des Fahrtenbuches nachträgliche Änderungen vornehmen.

Die Lösung: Tabellenkalkulation?

Viele behelfen sich beim Fahrtenbuch mit einer Excel-Datei oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm. Doch auch diese Methode ist nicht zulässig. Dateien, die es dem Benutzer ermöglichen, zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen vorzunehmen, ohne dass diese in der Datei festgehalten werden und somit bei einer Prüfung nachvollziehbar sind, gelten nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Diese Methode weist nach Ansicht des BFH weder den gewünschten lückenlosen und fortlaufenden Charakter der Angaben eines Fahrtenbuches auf, noch kann das zeitnahe Verfassen der Einträge hinreichend nachgewiesen werden.

Quelle: BGFH VI R 27/05 (09.11.2005), VI R 64/04 (16.11.2005), VI R 87/04 (16.03.2006)

Ein-Prozent-Regelung

Die Ein-Prozent-Methode regelt eine pauschale Versteuerung eines auch privat genutzten Geschäftswagens und bietet eine unkomplizierte Alternative zum Führen eines Fahrtenbuchs. Dazu müssen Sie das betreffende Fahrzeug jedoch nachweisbar zu mindestens 50 Prozent betrieblich nutzen. Nach der Ein-Prozent-Regelung können Sie die private Nutzung des Firmenwagens mit einem Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises für jeden Kalendermonat ansetzen. Diese Methode bedeutet zwar weniger Aufwand als ein Fahrtenbuch, doch ob sie aus steuerlicher Sicht empfehlenswert ist, hängt vom Einzelfall ab.

Allerdings findet die Ein-Prozent-Regelung nur dann Anwendung, wenn das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen zählt. Das bedeutet, dass sie nicht für Kleinunternehmer gilt, bei denen die berufliche Nutzung des Fahrzeugs unter 50 Prozent liegt. Hier wäre sie jedoch auch nicht vorteilhaft, da eine individuelle Berechnung der Steuerlast zu einem deutlich niedrigeren Betrag führen wird.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Für Selbstständige, bei denen die betriebliche Nutzung des Geschäftswagens über 50 Prozent liegt, stellt sich die Frage, welche Methode sinnvoller ist. Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem dann, wenn der Firmenwagen bereits vollständig abgeschrieben ist. Haben Sie ein gebrauchtes Fahrzeug mit einem hohen Listenpreis bei Erstzulassung als Firmenwagen erworben, ist ein Fahrtenbuch ebenfalls empfehlenswert. Außerdem lohnt es sich, wenn bei einem Wagen mit einem hohen Listenpreis nur niedrige Kosten anfallen. Grundsätzlich geht es bei dieser Entscheidung meist darum, ob der Aufwand eines Fahrtenbuchs seine finanziellen Vorteile aufwiegt.

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