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Die Abgrenzung zwischen Privatfahrt und Geschäftsfahrt

Fahrten als Privatsphäre

Mit dem neuen Begriff "Werkstorprinzip" scheint sich eine generelle Neudefinition zur Berufsausübung im Steuerrecht einzuschleichen. Damit soll anscheinend erreicht werden, dass die berufliche Tätigkeit erst beim Eintritt auf das Firmengelände beginnt. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die Fahrten zum Arbeitgeber grundsätzlich der steuerlichen Privatsphäre zuzurechnen sind.


Achtung!

Immer gibt es Gelegenheiten, in denen man Bekannten Belege überlässt, die für einen selbst ohne Wert sind, damit diese anderweitig steuerlich geltend gemacht werden können. Beliebtes Beispiel ist die Überlassung von privaten Tankquittungen an Leute mit Geschäftswagen.

Diese Unsitte hat mittlerweile kriminelle Formen angenommen, wo über Online-Auktionen mit solchen Tankbelegen (und anderen Quittungen) regelrecht Handel betrieben wurde. Mit dem Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen gilt eine solche Gefälligkeit nun als Steuerordnungswidrigkeit, die empfindlich geahndet wird (§ 379 Abgabenordnung). Wer also unberechtigt Belege weitergibt, die zu ungerechtfertigten Steuervorteilen führen kann, riskiert eine Geldbuße (Nicht erfasst wird der Fall, wenn ein Beleg unbeabsichtigt, z.B. durch Zurücklassen an der Kasse, Dritten in die Hände fällt.

Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch sind relativ hoch und nur sehr begrenzt abweichenden Gestaltungen aufgeschlossen. Demnach muss ein Fahrtenbuch grundsätzlich immer folgende Informationen enthalten:

  • Datum und Km-Stand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Fahrtätigkeit)
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die entsprechende Reiseroute
  • Reisezweck sowie die aufgesuchten Geschäftspartner

Das Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss in „gebundener Form“ geführt werden, also organisatorisch angelegt sein, dass möglichst ausgeschlossen werden kann, dass private Fahrten nachträglich in eine berufliche Nutzung „umgemünzt“ werden. Hierzu ist ein Verzeichnis erforderlich, „das aufgrund seiner Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall, nachträgliche Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen“ (BFH). Lose Zettel genügen diesen Anforderungen (auch bei nachträglicher Heftung) ebenso wenig wie ein mit Excel geführtes elektronisches Fahrtenbuch. Diese Gestaltungsformen gewährleisten nach Auffassung der Richter weder den „zeitnahen“ noch „lückenlosenCharakter der Angaben mit hinreichender Zuverlässigkeit.

Das Fahrtenbuch ist fortlaufend zu führen. Dies gilt auch dann, wenn die Nutzungsverhältnisse keinerlei Schwankungen unterliegen. Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk.

Berufsgeheimnisträger wie Steuerberater, Rechtsanwälte oder Ärzte können nicht ohne weiteres im Fahrtenbuch die Namen ihrer Mandanten bzw. Patienten und den Grund des Besuchs preisgeben. Hier würden sie sich u.U. sogar strafbar machen. In diesen Fällen genügt zumeist die Angabe der Aktennummer und ein allgemein gehaltener Vermerk „Geschäftsbesprechung in dieser Angelegenheit“ oder „Hausbesuch mit Untersuchung“ etc. In Zweifelsfällen ist es ratsam, sich vorab schriftlich mit der Finanzbehörde in Verbindung zu setzen und mit diesen eine gangbare Lösung zu finden, auf die man sich auch in späteren (möglicherweise Jahre später anlässlich einer Buchprüfung) Streitfällen berufen kann.

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