Sieger bleiben im täglichen Kampf mit der Aufgabenmenge

Ich selbst bin ein Mensch, der dazu neigt, sämtliche Aufgaben möglichst sofort zu erledigen. Dabei ist es egal, dass ein Projekt beendet werden muss und zufällig gerade eine Mail reinkommt. Denn natürlich wird das Projekt unterbrochen, um "nur ganz kurz" die Mail zu beantworten. Anschließend kommt dann sehr wahrscheinlich innerhalb von 10 Minuten die Antwort auf meine Mail, welche natürlich wieder umgehenst beantwortet werden sollte – und so weiter und so fort. In sofern: Ja, ich habe ein Priorisierungsproblem.

Schon während meiner Zeit bei edelight.de, einer E-Commerce Plattform für u. a. Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke (regt Euch nicht über den Backlink auf, mindestens den bin ich dem Urheber einiger der nun folgenden Ansätze schuldig), musste ich mir überlegen, wie ich die alltäglich anfallenden Aufgaben organisieren, priorisieren und anschließend effektiv abarbeiten könnte. Der Trick: Die großen, wichtigen Projekte nicht durch "Krimskrams" eskalieren lassen, gleichzeitig aber den „Krimskrams“ nicht vernachlässigen, denn der fällt auch irgendwann auf einen zurück.

Heute versuche ich mich möglichst strickt an die folgenden Regelungen zu halten:

Aufgabentage: es gibt bestimmte Tage, an denen nur ganz bestimmte Aufgaben erledigt werden. Dabei sollte es sich nach Möglichkeit um "Stapelaufgaben" handeln. Also Dinge, bei denen etwa eine Liste abgearbeitet werden muss. Sollten diese Aufgaben keinen ganzen Tag füllen, wird ein Zeitraum des Tages fix definiert und auch im Kalender so eingetragen.

To-Do-Liste: klingt abgedroschen, ist aber so. Für mich reicht im Moment noch eine ganz normale RTF-Datei. Dabei trage ich noch nicht erledigte Aufgaben, jeweils mit Datum, in Schriftgröße 11 ein. Erledigte Aufgaben werden in Schriftgröße 8 formatiert. Wichtig: die erledigten Aufgaben nicht einfach löschen – es macht Laune zu sehen, was man schon erledigt hat (sorry für den "Get-happy-in-four-easy-steps-Tonfall"). Arbeitet man im Team, ist eine To-Do-Anwendung sicherlich sinnvoll – am besten mit Live-Komponente versteht sich! :-)

Mail-Account schließen: Ich weiß nicht wie es Euch geht, aber bei mir ist das Mailpostfach der größte Effektivitätskiller (evtl. nur, weil ich nicht twittere). Schon allein die Zeit die drauf geht, nur weil man "mal eben schnell reinschauen" möchte ist völlig unnötig. Daher schließe ich mein Postfach, wenn größere Aufgaben anstehen, grundsätzlich komplett und öffne es maximal im Stundentakt.

Programm an, (W)LAN aus: die Radikalkur, wenn gar nichts anderes mehr hilft, ist die Deaktivierung des (W)LANs. Meist verbinde ich das Ganze noch mit einem Ortswechsel. Dabei muss es gar nicht der Garten, die Terrasse oder das Schickimicki-Restaurant um die Ecke sein: auf dem Boden, dem Büro-Sofa oder stehend vor dem Herd (kein Scherz) lässt es sich auch arbeiten. Der Vorteil: durch den Ortswechsel erfolgt irgendwie auch ein Gewohnheitswechsel und ich denke gar nicht mehr daran, dauernd etwas auf eBay oder Amazon zu suchen. Ob das irgendwie erklärbar ist?! Psychologen vor! :-)

Hört sich alles logisch an? Total einfach? Ist es auch – nur dran halten muss man sich! Das ist die wirkliche Herausforderung. Welche Produktivitätskiller habe ich vergessen? Habt Ihr Maßnahmen hinzuzufügen?